Worktile让你用个人任务管理的方式协同办公

每个人都有一套属于自己的完成待办事项的办法。对于只需要执行指令的职场新兵来说,一个笔记本、甚至iPhone原生的Reminders应用就可以满足他的大部分需求。而团队中某个项目的负责人面对的情况可能要复杂得多:他需要协调上下两级、负责熟知任务流程、制订并推行计划。这个时候,或许GTD(由David Allen发明的Getting Things Done流程)方法才能让他的工作和生活保持有条不紊。

团队的领导者可能会发现这其中的问题——无论是项目负责人还是执行者,他们分别有着自己处理工作事务的方法,而你作为团队老大,除了打电话和发电子邮件等远古的途径之外,你很难找到一种可以让分配工作、跟进进度、掌握动态更有效率的方式。比日常工作的上传下达更棘手的是,一旦某个员工离职,工作交接又会是一场噩梦:他会留下一堆未完成的进度、对外合作的联系人方式,还有无数散落在各处的工作文档。

没错,构建于云端的协同办公类工具正是为了解决这个问题。这类SaaS服务从国外的Asana、Basecamp和Salesforce开始,最近两年的时间内在国内旺盛地生长,有了明道、纷享销客、Tower和Teambition等一票类似应用。

去年上线的Worktile(https://worktile.com)是其中之一。Worktile是一款直观简单的协同办公工具,为的就是解决中小团队成远之间的沟通、项目推进以及工作记录沉淀问题。

你可能之前使用过针对个人用户的工具Trello,那么你会在Worktile上发现不少trello的影子,比如看板式的任务列表,拖拽的操作……等等。Worktile CEO王涛告诉我,Worktile确实学习了Trello的看板式任务管理模式,但与Trello更多地针对个人用户的平行的项目规划不同的是,Worktile是为了团队协作设计的。

王涛称,Worktile的操作逻辑是以任务为中心的。围绕着任务,成员可以构建列表和项目;成员可以参与到某个任务当中,也可以被提醒关注某个任务以跟踪进度,项目的负责人可以将相关成员拉进某个项目当中;对于历史任务还可以生成日历和简报功能,把团队的工作经验沉淀下来。

来看看它是怎样工作的吧。如同名字的谐音,Worktile提供了一个工作台,用户从web端(worktile.com)接入后,一切关于工作的事务都可以在上面运作——罗列在你面前的是所有你参与的工作项目,你可以随时在这些项目中切换,也可以专注于某个项目。

项目界面主要是由任务看板构成的,你可以任意给几个独立任务归类,任务列表都会以看板(列表)的方式横列出来,比如“收件箱”(像GTD一样,将所有待办事项先扔进这个列表里)、“正在进行”、“跟进中”,等等。你还可以对每个列表中的任务进行批量处理,用拖拽这种便捷的方式就可以完成。在任务看板的上方,是日历、任务和消息四个快捷入口,无论何时你都可以快速进入,以查看日程记录、跟踪你参与的任务和团队其他成员发送给你的消息。

整个工作台在单一页面上操作,因此当你点开单个任务时不会跳转到新的网页,而是会跳出一个半页面。单个任务中能够设置任务的描述、设置标签、待检查的项目、添加附件,以及关于这个任务的成员讨论。当然,你还可以为这个任务设置单独的截止时间。

Worktile解决项目回顾问题的方式是提供日历和简报功能。在日历中,成员可以直观地以日期的方式查看所有任务;Worktile还可以实时生成周报和日报,分别查看摘要、成员、列表和标签等几个维度,以跟踪整体项目进度。

团队成员还可以在某个项目的讨论组里谈论自己的想法。王涛解释,这种讨论通常是不具有实效性和任务属性的,因此更轻松随意,如果在讨论组里碰撞出想法,才会转化成任务或者项目。

另外,即时通讯也是必不可少的一环。整个工作台的右方是类似微博私信聊天的边栏,参与项目的成员可以进行实时群聊。

将团队任务的分配、处理、跟进、归档积累于一处,Worktile的目的就在于围绕着任务这一个节点,提高中小团队内部沟通的效率,同时完成工作记录的沉淀。也就是说,利用类似Trello个人项目管理的方式,Worktile在这个基础上添加了沟通等团队协作属性,让整个产品为了协同工作而服务。

Worktile于2013年11月才正式上线,如今已经有20000个团队使用,其中包括10%的海外用户。今年2月份,Worktile上线了移动版,同时,王涛称,2014年,Worktile有发布海外版的计划。

在王涛看来,Worktile尚有不足之处,比如即时通讯的功能不够完善。而且,Worktile可以解决内部工作的沟通问题,却尚未找到一种将内部与外部进行有效连接的方法。如果这一问题解决,或许你真的可以摆脱电子邮件了。